FAQ CIOdc
Informations Générales
Qu’est-ce que CIOdc ?
CIOdc est le catalogue d’interopérabilité sémantique du médicament. Composé d’un ensemble de données informatiques, il décrit toutes les spécialités pharmaceutiques commercialisées en France bénéficiant d’une codification. CIOdc couvre les spécialités agréées et non agréées aux collectivités, les spécialités sous AMM et sous accès dérogatoire (AAP/AAC). Il ne comprend pas les spécialités sans codification, telles que les matières premières, les aliments de nutrition entérale, la phytothérapie, l’homéopathie …
À quoi sert CIOdc dans le système d’information hospitalier ?
CIOdc permet à toutes les applications informatiques impliquées dans le circuit du médicament de communiquer entre elles grâce à des données codées et structurées. CIOdc peuple les logiciels hospitaliers et a pour vocation de faciliter les échanges de données de santé en toute sécurité. Agissant comme un langage commun, CIOdc est un prérequis nécessaire à l’interopérabilité des systèmes d’information.
Pourquoi les applications informatiques communiquent-elles entres-elles autour du médicament ?
Parce qu’elles suivent le médicament tout au long de son circuit à l’hôpital. Le logiciel de prescription du service de soins doit communiquer avec le logiciel de dispensation de la pharmacie pour transmettre la prescription. Dans le sens inverse, l’informatique de la pharmacie doit être capable de communiquer un avis pharmaceutique (un avis de dispensation). L’acte de dispensation doit se traduire par une sortie de stock dans le logiciel de Gestion Économique et Financière (GEF) lequel devra assurer le réapprovisionnement en communiquant électroniquement ces bons de commandes vers les fournisseurs. Le raisonnement s’applique ainsi à toutes les applications interposées sur le circuit du médicament : préparation des chimiothérapies, rétrocession, automates de dispensation, gestion des marchés, …
L’externalisation de la gestion des fichiers est-elle le seul intérêt « fonctionnel » de CIOdc ?
Non. Les implications fonctionnelles sont nombreuses. Tout d’abord, une description rigoureuse va consolider tous les actes de gestion à l’intérieur de la pharmacie : inventaire, création et mise à jour du livret, analyse de gestion. Ensuite, une identification unique va rendre applicable ou considérablement simplifier tous les processus de collecte et de rapprochements de données faisant l’objet d’exigences réglementaires : FICHCOMP, Sérialisation, Nomenclatures achats et marchés (NCHFS), CAQES, …. Tous ces aspects s’expriment, in fine, en termes de gains de temps, de qualité et de sécurité.
CIOdc simplifie-t-il l’installation d’une nouvelle application ?
Oui, plusieurs semaines peuvent être gagnées lors de la mise en place du fichier produits d’une nouvelle application. Ce gain de temps est un facteur de succès dans la conduite du déploiement d’un logiciel dans un établissement.
Pourquoi a-t-on besoin du catalogue CIOdc ?
Parce que toutes les applications, pour communiquer, doivent partager, à un instant donné, une description unique du médicament. Si ce n’est pas le cas, les interfaces entre les applications génèrent des erreurs.
À quoi sert CIOdc au sein des GHT ?
CIOdc participe à la mise en œuvre d’un système unique de gestion des pharmacies au sein d’un GHT grâce à une standardisation des échanges entre les PUI et les logiciels d’aide à la prescription. Pour cela, la DGOS recommande le standard PN13/ SIPh et son catalogue produit CIOdc.
À quoi sert CIOdc au quotidien ?
CIOdc permet un dialogue « sans faute » entre toutes les applications du circuit du médicament. Pour y parvenir, il vient alimenter la mise à jour automatique de tous les fichiers produits de chaque application cible. Par conséquence, il dispense les équipes pharmaceutiques et toutes celles qui travaillent sur les spécialités pharmaceutiques de réaliser ce travail fastidieux. Ainsi, au quotidien, l’intérêt de CIOdc se manifeste dans la suppression d’une fonction répétitive, sans valeur ajoutée et génératrice d’erreurs qu’est la gestion du fichier produits.
CIOdc supprime-t-il l’intégralité de la gestion des fichiers produits ?
Non. CIOdc ne décrit que les attributs communs à toutes les applications ainsi que les seuls attributs dont la valeur ne dépend pas de l’établissement. Ainsi, il restera à renseigner et à mettre à jour les champs relatifs au compte budgétaire, au mode de dispensation, au marché…
Combien d’établissements de santé utilisent déjà CIOdc ?
Plus de 570 établissements utilisent actuellement CIOdc, tous secteurs confondus (CH, CHU, CLCC, cliniques privées). La liste de ces établissements peut être consultée sur une carte interactive disponible sur le site web de PHAST.
Contenu
Que contient au minimum une fiche CIOdc ?
Chaque fiche décrit une spécialité à travers les données (attributs) suivantes :
- le code UCD, le(s) code(s) CIP et le code CIS (ANSM),
- le nom commercial (sous forme de libellé structuré),
- le libellé de spécialité en dénomination commune,
- la composition en principe(s) actif(s),
- les différentes expressions de quantité et de volume,
- le(s) code(s) ATC,
- la forme pharmaceutique,
- la(les) voie(s) d’administration,
- le(s) boitage(s),
- le nombre d’unité par boitage,
- le conditionnement primaire,
- son inscription aux listes I, II, stupéfiants,
- l’agrément aux collectivités,
- le type d’autorisation,
- la notion de sérialisable,
- la notion de conditionnement unitaire,
- le titulaire d’AMM,
- les nomenclatures achats et marchés (NCHFS).
La fiche CIOdc décrit-elle une présentation de spécialité (CIP) ou une unité de dispensation (UCD) ?
Une fiche CIOdc décrit une unité de dispensation. Elle est identifiée par un code UCD. Cela représente la plus petite unité, tel qu’un comprimé ou une gélule. Les différents conditionnements, codés avec leurs codes CIP sont décrits dans la fiche avec le nombre d’unités contenues dans chacun d’entre eux.
À quoi servent les libellés structurés de CIOdc ?
À adapter le contenu et la taille des libellés de spécialités en fonction du contexte d’utilisation. Les besoins d’affichage, d’édition sont effectivement différents en fonction des contextes : prescription, cueillette, commande …
Quelles données complémentaires peut contenir une fiche CIOdc ?
En fonction de la spécialité, une fiche CIOdc peut apporter les informations suivantes :
- les éléments de facturation pour les produits facturables en sus des GHS et les
produits rétrocédables (données CNAMTS), - les indications prises en charge en sus et leur codes LES,
- les indications AAP/AAC et leurs codes indication,
- la liste HAD,
- la liste SSR,
- la liste des spécialités appartenant au répertoire des groupes génériques,
- la liste des médicaments biosimilaires,
- les statuts,
- les alertes ANSM: retraits de lots,
- les difficultés d’approvisionnement,
- les spécialités sécables en équidoses,
- la dénomination commune avec les différents niveaux ISO-IDMP,
- le médicament virtuel Médicabase.
CIOdc fournit-il les données tarifaires de la CNAMTS ?
Oui, CIOdc « embarque » l’ensemble des données fournies par le fichier UCDnx de la CNAMTS nécessaires à la facturation des produits rétrocédables et des produits facturés en sus des GHS. Ces données sont mises à jour en fonction de la publication de distributions UCDnx par la CNAMTS.
Est-il possible de consulter le fichier CIOdc ?
Oui. Pour consulter CIOdc, il suffit de se rendre sur la « visionneuse CIOdc », de faire une demande d’inscription. Attention, la visionneuse offre un mode de présentation qui ne reflète pas la façon dont CIOdc est exploité et visualisé dans les applications auxquelles CIOdc est destiné.
Intégration
Quelle est la marche à suivre pour adopter CIOdc ?
Tout d’abord, l’hôpital doit s’abonner pour bénéficier des mises à jour du catalogue CIOdc. Cette transmission s’effectue très simplement grâce à l’utilisation des protocoles de l’internet (HTTP) qui permet de recevoir une nouvelle version de CIOdc, 5 fois par semaine, ou grâce à un webservice qui permet de récupérer les informations en temps réel.
Toutes les applications sont-elles « CIO Inside » ?
De nombreuses applications du circuit du médicament sont désormais « CIO Inside ». La liste des applications compatibles est affichée et mise à jour sur le site internet de PHAST. Elle s’accroît régulièrement grâce à la demande des établissements.
L’exploitation de CIOdc par les logiciels du circuit du médicament nécessite-t-elle un prérequis ?
Oui, les logiciels doivent être « CIO Inside ». Être « CIO Inside » signifie que l’application installée dans l’établissement est capable de recevoir les données CIOdc.
CIOdc est-il régulièrement mis à jour ?
CIOdc est maintenu par une équipe de pharmaciens, préparateurs en pharmacie et experts en informatique médicale. Une mise à jour automatique de tous les fichiers produits de chaque application cible est alimentée par CIOdc au minimum 5 fois par semaine.
Licence
Comment s’abonner à CIOdc ?
L’obtention de CIOdc nécessite l’acquisition d’une licence. Un devis peut être demandé à partir d’un formulaire en ligne ou à l’adresse contact@phast.fr.
L’abonnement est-il la seule chose à faire pour pouvoir utiliser CIOdc ?
Non. Il faut aussi procéder à la standardisation initiale des fichiers produits cibles (appairage des données de l’établissement avec les données CIOdc). En effet, pour que les modifications effectuées dans CIOdc puissent être répercutées sur le fichier produits cibles, il faut que celui-ci ait été préalablement initialisé au format CIOdc pour être reconnu et comparé.
Comment obtenir des informations plus détaillées sur CIOdc ?
PHAST propose régulièrement des webinaires adressés aux professionnels des établissements de soins, consacrées à la présentation du catalogue CIOdc et aux modalités de son utilisation. L’inscription à ces formations est gratuite et peut être effectuée en quelques minutes sur le site web de PHAST . Il est aussi possible de demander des informations à l’adresse mail CIOdc@phast.fr.
Quel est le coût d’une licence CIOdc ?
Le prix de la licence CIOdc ainsi que l’opération de standardisation initiale du fichier sont calculés en fonction de la taille de l’établissement (nombre de lits et places MCO/non MCO). L’opération de standardisation n’est réalisée qu’à l’installation tandis que la licence CIOdc est facturée chaque année. Un devis peut être demandé via cette adresse mail.
Comment se déroule la phase de mapping initiale des fichiers ?
Nous envoyons au service informatique de l’établissement une requête permettant de récupérer les données depuis le logiciel source (aucun contrôle n’est à faire sur cet export).
Le service informatique nous retourne le résultat de l’export par email. Le fichier reçu est traité de manière informatique. Le résultat est envoyé au service de production où une analyse « métier » est effectuée. Le service de production se met en relation avec le service de pharmacie de l’établissement. À partir de ce fichier, sera établie une table reliant le code interne au code CIOdc du produit et au libellé standard. Après validation réalisée par le service pharmacie de l’établissement, le fichier sera « remonté » dans l’application cible.
Support
Comment crée-t-on une fiche produit à partir de CIOdc ?
Pour ajouter une nouvelle fiche au fichier produits, on ne saisit plus les données à partir d’une fiche vierge : on interroge le catalogue CIOdc disponible sur l’application, on sélectionne le produit désiré et on valide le choix. La fiche vierge est alors alimentée avec les données CIOdc. On dit que le fichier est géré en mode « catalogue » c’est-à-dire que les informations contenues dans le fichier produits ne sont plus saisies sur place mais générées à partir d’un catalogue fourni à l’application.
Et si la spécialité ainsi modifiée change également de code UCD, que se passe-t-il ?
Pour ajouter une nouvelle fiche au fichier produits, on ne saisit plus les données à partir d’une fiche vierge : on interroge le catalogue CIOdc disponible sur l’application, on sélectionne le produit désiré et on valide le choix. La fiche vierge est alors alimentée avec les données CIOdc. On dit que le fichier est géré en mode « catalogue » c’est-à-dire que les informations contenues dans le fichier produits ne sont plus saisies sur place mais générées à partir d’un catalogue fourni à l’application.
Que se passe-t-il si une spécialité subit des modifications ?
Si la spécialité modifiée est toujours commercialisée sous le même code UCD et que ces modifications impactent le descriptif du produit (ex : modification du libellé), alors, ces changements seront automatiquement reportés dans le fichier produit de l’application utilisée.
Peut-on continuer à saisir des fiches ?
Bien sûr. Les applications « CIO inside » restent compatibles avec le mode de fonctionnement habituel où les fiches sont saisies.